El manual de normas de control

Cuando se construye un proceso por primera vez, generalmente se consulta al personal de auditoría interna, quien aconseja que se instalen ciertos puntos de control para protegerse contra varios riesgos. El problema es que los gerentes de las unidades de negocio no están tan bien informados sobre las razones de los controles, por lo que pueden verse tentados a eliminar algunos de ellos en su búsqueda de procesos más simplificados. De hecho, el resultado puede ser sistemas más eficientes, pero a costa de tener sistemas más riesgosos.

Para evitar que ocurran estos retoques, considere la posibilidad de crear un manual de estándares de control para los gerentes de las unidades de negocios. Este manual establece los objetivos de control que debe cumplir cada proceso y los pasos específicos del procedimiento necesarios para garantizar que se cumplan esos objetivos. Un manual más completo podría incluso describir cómo se entrelazan los distintos pasos del procedimiento para proporcionar controles superpuestos, así como lo que puede suceder si se quita alguno de los puntos de control del sistema. También puede haber diagramas de flujo en el manual que brinden un punto de vista más visual sobre cómo fluyen los procesos, así como los formularios que se utilizarán en varias etapas dentro del proceso, y cualquier informe emitido como parte del proceso.

Si bien un manual de normas de control puede ser uno de los documentos menos estimulantes que el gerente de una unidad de negocios puede verse obligado a leer, su importancia debe enfatizarse continuamente, para que los gerentes entiendan que deben seguirlo o arriesgarse a ser censurado por el personal de auditoría interna. Con suerte, el resultado puede ser un conjunto de controles que se apliquen de forma coherente en toda la organización.