Definición de nómina

La nómina es el proceso de proporcionar compensación a los empleados por sus esfuerzos en nombre de una empresa. Por lo general, lo maneja el departamento de contabilidad o el departamento de recursos humanos. Muchas organizaciones ahora subcontratan la mayor parte del procesamiento de su nómina a un tercero que se especializa en esta actividad. La función de procesamiento de nómina comprende los siguientes pasos:

  1. Recopile información sobre las horas trabajadas . Los trabajadores a los que se les paga por horas envían sus horas trabajadas, generalmente a través de un sistema de cronometraje, como un reloj de cronometraje, un reloj computarizado, un sitio de seguimiento del tiempo basado en Internet o incluso un teléfono celular. Esto no es necesario para aquellos empleados a los que se les paga un salario, ya que se les paga una cantidad fija en cada período de tiempo.

  2. Obtener la aprobación de las horas trabajadas . Los supervisores de los trabajadores por horas revisan la información de tiempo enviada y aprueban las horas trabajadas, o piden a los empleados que corrijan los errores.

  3. Calcule el pago . Para los trabajadores a los que se les paga por horas, multiplique las horas trabajadas por sus tarifas de pago por hora, ajustadas por horas extra, diferenciales de pago por turnos trabajados o pago por tareas peligrosas. Esta es una cantidad estándar para empleados asalariados. El resultado de este paso es el salario bruto adeudado a cada empleado.

  4. Calcule las deducciones . Calcule las deducciones de impuestos de seguridad social y medicare del salario bruto, así como cualquier otra deducción por retenciones de impuestos sobre la renta, pensiones, seguro médico, cuotas sindicales, contribuciones caritativas, etc. El resultado de este paso es el salario neto adeudado a cada empleado.

  5. Crea pagos . Esto generalmente implica ingresar la información de pago en un sistema informático o enviarla a un procesador de nómina de terceros, lo que da como resultado cheques de pago, pagos de depósito directo o pagos en una tarjeta de débito de nómina.

Existe un riesgo considerable de que el gobierno imponga grandes sanciones si los impuestos sobre la nómina y las retenciones relacionadas no se remiten al gobierno de acuerdo con un calendario de pagos estricto. Esta es una preocupación importante para los propietarios de pequeñas empresas, ya que los pagos en efectivo deben realizarse a tiempo. Una buena forma de evitar el riesgo de perder estas remesas de impuestos es subcontratar la nómina a un servicio de procesamiento de nómina de terceros, que remite los fondos en nombre de la empresa.

Existe una variedad de mejores prácticas de nómina que se pueden aplicar a la racionalización del proceso de nómina, que de otra manera puede ser un proceso lento que requiere una cantidad excesiva de tiempo del personal y que puede resultar en una gran cantidad de errores.

El concepto de nómina se puede extender al pago de los contratistas, aunque estos pagos se realizan a través del sistema de cuentas por pagar en lugar del sistema de nómina.

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