Contabilidad de nóminas | Entradas de diario de nómina

La contabilidad de la nómina involucra todos los aspectos del cálculo y pago de la compensación a los empleados, incluido el pago de retenciones a terceros. El resultado de este proceso es la documentación de los gastos asociados con todo tipo de compensación, así como los pagos oportunos a los empleados. Aunque algunos sistemas que incorporan más o menos automatización pueden no incluir todos estos pasos, el siguiente flujo de proceso se aplicará a la mayoría de los sistemas de nómina:

  1. Configure nuevos empleados . Haga que los nuevos empleados completen información específica sobre la nómina como parte del proceso de contratación, como el formulario W-4 y los formularios de seguro médico que pueden requerir deducciones de nómina. Reserve copias de esta información para incluirla en la próxima nómina.

  2. Recopile información de la tarjeta de horas . Los empleados asalariados no requieren ningún cambio en los salarios pagados por cada nómina, pero debe recopilar y resumir la información sobre las horas trabajadas por los empleados no exentos. Esto puede implicar que los empleados escaneen una credencial a través de un reloj computarizado.

  3. Verifique la información de la tarjeta de horas . Resuma la información de nómina que acaba de recopilar y haga que los supervisores verifiquen que los empleados hayan registrado correctamente su tiempo.

  4. Resumir los salarios debidos . Multiplique la cantidad de horas trabajadas por la tasa de pago de cada empleado, y también tenga en cuenta las horas extra o las diferencias de turno.

  5. Ingrese los cambios de empleados . Los empleados pueden solicitar que se realicen cambios en sus cheques de pago, generalmente en los impuestos o los montos de pensión retenidos. Es posible que deba registrar gran parte de esto antes de calcular los impuestos, ya que afecta la cantidad de salarios a los que se aplican los impuestos.

  6. Calcule los impuestos . Utilice las tablas de impuestos del IRS para determinar la cantidad de impuestos que se retendrán del salario bruto del empleado.

  7. Calcule las deducciones salariales . Puede haber una serie de deducciones adicionales para deducir de los ingresos netos de los empleados, incluidas las deducciones por seguro médico, seguro de vida, embargos y cuotas sindicales. También debe realizar un seguimiento de las cantidades objetivo de estas deducciones, de modo que deje de deducir una vez que se alcancen los totales objetivo.

  8. Deducir los pagos manuales . Si ya se han realizado pagos manuales a los empleados, como anticipos, deduzca estos importes del salario neto restante.

  9. Crea un registro de nómina . Resuma la información de salario y deducción para cada empleado en un registro de nómina, que luego puede resumir para crear también un asiento de diario para registrar la nómina. Este documento es creado automáticamente por todos los paquetes de software de nómina.

  10. Imprimir cheques de pago . Imprima los cheques de pago de los empleados utilizando la información del registro de nómina. Normalmente, detalla el salario bruto, las deducciones y el salario neto en un aviso de pago que acompaña al cheque de pago.

  11. Paga por depósito directo . Notifique a su procesador de depósito directo el monto de cualquier pago de depósito directo y emita avisos de remesas a los empleados para estos pagos.

  12. Emitir cheques de pago . Haga que un pagador emita cheques de pago a los empleados, requiriendo identificación de empleado si hay una gran cantidad de empleados.

  13. Depósito de impuestos retenidos . Deposite todos los impuestos sobre la nómina retenidos y los impuestos igualados por el empleador en un banco que esté autorizado para manejar estas transacciones.

Entradas del diario de nómina

La entrada de diario principal para la nómina es la entrada de nivel de resumen que se compila a partir del registro de nómina y que se registra en el diario de nómina o en el libro mayor. Esta entrada generalmente incluye los débitos por el gasto laboral directo, los salarios y la parte de los impuestos sobre la nómina de la empresa. También habrá créditos a varias cuentas, cada una de las cuales detallará el pasivo por impuestos sobre la nómina que no se hayan pagado, así como por la cantidad de efectivo que ya se pagó a los empleados por su salario neto. La entrada básica (asumiendo que no hay más desglose de débitos por departamento individual) es:

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