El catálogo de compras en línea
Cuando un empleado desea comprar algo, el enfoque tradicional es completar un formulario de solicitud de compra y enviarlo al departamento de compras. El personal de compras investiga dónde puede obtener el artículo solicitado al precio más bajo y luego emite una orden de compra al cliente seleccionado. Una vez que el proveedor entrega los bienes y emite una factura, el personal de cuentas por pagar de la empresa debe hacer coincidir la factura con la orden de compra inicial y la evidencia de recepción, y luego emite un pago. Este proceso es extremadamente engorroso, que puede evitarse mediante el uso de un catálogo de compras electrónico.
Cuando los empleados tienen acceso a un catálogo de compras en línea, pueden ver una lista estandarizada de productos que han sido revisados y aprobados de antemano por el personal de compras y realizar pedidos a través del sistema. Luego, el sistema crea una orden de compra electrónica y la reenvía al proveedor indicado, junto con una autorización de compra general preaprobada. Una vez que el proveedor envía los productos solicitados a la empresa, el personal de recepción llama el pedido en una estación de trabajo y verifica que el artículo pedido se haya cumplido. Luego, el sistema marca al personal de cuentas por pagar para pagar al proveedor.
Al utilizar un catálogo de compras en línea, se obtienen los siguientes beneficios:
- Papeleo . Se eliminan todos los documentos utilizados internamente para solicitar, ordenar y pagar las compras.
- Compras concentradas . La mayoría de las compras se canalizan a una pequeña cantidad de proveedores preseleccionados, lo que significa que la empresa puede ser elegible para descuentos por volumen.
Sin embargo, es posible que se requiera cierta programación del sistema para configurar compras en línea, y las órdenes de compra generales deben configurarse con anticipación, lo que hace que esta sea una solución menos rentable para las empresas más pequeñas. Además, funciona mejor para compras incidentales, en lugar de para la adquisición de materias primas, que pueden requerir un sistema de gestión de materiales más detallado.
