Cómo registrar un depósito devuelto en una conciliación bancaria

Un depósito devuelto surge cuando una empresa deposita un cheque en su banco y el banco se niega a depositar la cantidad correspondiente de efectivo en la cuenta bancaria de la empresa. Esto puede suceder por las siguientes razones:

  • El banco por el que se emitió originalmente el cheque lo rechaza. Esto sucede cuando la cuenta en la que se giró el cheque contiene menos efectivo libre de gravámenes que el monto indicado en el cheque.

  • Hay un error en el cheque, como falta de firma, fecha, nombre del beneficiario o monto.

  • El cheque fue girado contra un banco ubicado en otro país, lo que generalmente resulta en un rechazo automático.

Siempre que se devuelve un depósito, el banco no lo incluye como fuente de efectivo en el extracto bancario de fin de mes que envía a la empresa. Si la empresa ya había registrado el depósito en la cuenta de efectivo en sus propios registros (como es prácticamente siempre el caso antes de realizar un depósito bancario), debe revertir este depósito en sus propios registros. De lo contrario, el saldo contable de efectivo será mayor que el saldo bancario de efectivo, siendo la diferencia el monto del depósito devuelto.

La reversión del depósito generalmente se maneja a través del módulo de recibos de efectivo del software de contabilidad de la compañía, que acreditará la cuenta de efectivo y debitará la cuenta de cuentas por cobrar (asumiendo que los pagos de cheques relacionados fueron por facturas pendientes de pago de los clientes).

Además, el banco probablemente cobrará una tarifa de servicio relacionada con el depósito devuelto, aunque esta cantidad puede incorporarse a la tarifa de servicio total del mes. La empresa debe registrar la tarifa como un crédito en la cuenta de efectivo y un débito en una cuenta de gastos.

El personal de cobranza debe estar al tanto de todos los cheques devueltos, para que puedan contactar inmediatamente a los clientes relacionados para asegurarse de que se realicen pagos de reemplazo.

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