Consultar pagos por fax
Puede ser extremadamente difícil extraer un pago con cheque de un cliente, especialmente si el vendedor desea una entrega inmediata que le costará al cliente un cargo por entrega al día siguiente. Una alternativa es hacer que el cliente envíe por fax o correo electrónico una imagen escaneada de un cheque completado y firmado al vendedor, y luego siga estos pasos:
- Obtenga software de impresión de cheques, que está disponible en muchas empresas (busque “software de verificación por fax” en un motor de búsqueda de Internet).
- Ingrese la información del cheque en el software.
- Imprima el cheque utilizando papel de seguridad para cheques, que puede obtener en una tienda de suministros de oficina local. Utilice tinta de impresora estándar, no la tinta especial de reconocimiento de caracteres de tinta magnética (MICR) que utilizan los bancos. El software de impresión de cheques incluirá el siguiente texto en lugar de la línea de la firma:
FIRMA NO REQUERIDA
Beneficiario para eximirlo de responsabilidad por el pago de este documento
La ausencia de endoso está garantizada por el banco del beneficiario.
- Deposite el cheque en el banco de la empresa. Esto puede requerir un procesamiento manual por parte de un cajero del banco, ya que los lectores de cheques del banco no detectarán ninguna codificación MICR en el cheque.
- Conserve una copia del cheque enviado por fax o correo electrónico, como prueba de que el cliente autorizó el pago.
Una alternativa es obtener la información requerida para un pago con cheque por teléfono, pero hacerlo no proporciona evidencia de que el cliente accedió a realizar el pago. Además, es más fácil cometer un error al escribir la información obtenida por teléfono. En consecuencia, no se recomienda este enfoque.
Otra opción más es enviar al cliente un formulario para completar que incluye toda la información que normalmente se encuentra en un cheque, así como una línea de firma autorizante. Esto debe ir acompañado de un cheque anulado, para que el vendedor pueda hacer referencia a un número de cheque.
El resultado final de este proceso es la eliminación completa del correo flotante del proceso de cobranza. Este enfoque lleva mucho tiempo, pero no tiene ningún costo para el cliente, que puede encontrarlo como una alternativa atractiva en comparación con el pago de una entrega al día siguiente.
Si opta por utilizar este método para recaudar fondos, asegúrese de documentar completamente los pasos realizados, así como la autorización otorgada por el cliente, para tener pruebas disponibles si el cliente alguna vez impugna el pago.
