El proceso de aprobación de facturas

Las aprobaciones deben evitarse tanto como sea posible en el proceso de cuentas por pagar. Hay un cuello de botella importante al esperar que un gerente apruebe una factura, así que use tantas otras alternativas como sea posible. Por ejemplo:

  • Utilice la orden de compra como aprobación . Si el departamento de compras ya ha emitido una orden de compra, entonces la orden de compra en sí debería ser evidencia suficiente de que se puede pagar una factura.

  • Eliminar aprobaciones para pequeñas cantidades . Establezca un monto de factura límite, por debajo del cual no hay necesidad de aprobación.

  • Utilice aprobaciones negativas . Envíe una copia de la factura a un aprobador, con instrucciones para responder solo si hay un problema con la factura. El personal de cuentas por pagar asumirá que todas las demás facturas han sido aprobadas por defecto.

  • Obtenga aprobaciones en persona . Si es absolutamente necesario obtener una aprobación, pida a un contable que entregue personalmente la factura, responda cualquier pregunta que le haga el aprobador y devuelva la factura firmada. Hacerlo lleva mucho tiempo, pero garantiza que las facturas se devuelvan a tiempo.

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