Incluir comprobante de recepción en la factura.

Una persona de cobranza puede encontrar que un cliente no está dispuesto a pagar una factura hasta que se pueda proporcionar un comprobante de recepción, que demuestre que el cliente recibió los bienes. El cliente debería poder obtener esta información por sí mismo, pero sus procesos pueden ser tan deficientes que el personal de cuentas por pagar no puede obtener esta información de su propio departamento de recepción.

Si este escenario hace que el pago de algunas facturas se retrase demasiado, considere utilizar uno de los servicios de entrega de paquetes para obtener la información. Por ejemplo, los envíos enviados por UPS o FedEx pueden configurarse para requerir una firma de recibo por parte del cliente. Estas empresas de envío publican la firma y la información relacionada con el recibo en sus sitios web, que el vendedor puede reenviar al departamento de cuentas por pagar del cliente. Alternativamente, puede incluir la información del recibo y la imagen de la firma directamente en una factura, aunque hacerlo significa que las facturas solo se emiten a partir de la fecha de recepción, en lugar de la fecha de entrega más común (que también puede retrasar el reconocimiento de ingresos).

El uso de este método para obtener un comprobante de recepción significa que un vendedor está restringido a utilizar solo las empresas de envío que proporcionan este tipo de comprobante de recibo, que pueden estar entre las alternativas de envío más caras.