El cierre virtual

Un cierre virtual implica el uso de sistemas de contabilidad totalmente integrados en toda la empresa para producir estados financieros en cualquier momento, bajo demanda. Este enfoque requiere no solo sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), sino también un gran esfuerzo para garantizar que la información subyacente sea correcta. La inversión requerida es tan grande que rara vez se ve un cierre virtual en empresas más pequeñas. El cierre virtual requiere especial atención a las siguientes áreas:

  • Contabilidad centralizada . Es casi imposible lograr un cierre virtual sin una gran centralización contable combinada con el software ERP. Por el contrario, eso significa que no puede tener operaciones contables dispersas por toda la empresa que operen en diferentes software de contabilidad.
  • Contabilidad estandarizada . Las transacciones comerciales deben definirse y tratarse de la misma manera en todas partes. De lo contrario, el personal de contabilidad debe dedicar tiempo a investigar las irregularidades en las transacciones presentadas por las distintas filiales.
  • Seguimiento de errores . Se debe rastrear cualquier error encontrado y eliminar sus causas subyacentes. De lo contrario, hay demasiados problemas con los estados financieros cerrados virtuales como para confiar mucho en ellos.

Los resultados de un cierre virtual pueden no ser completamente precisos, ya que algunas acumulaciones de gastos, asignaciones de costos y reservas son difíciles de automatizar.

Un cierre virtual se diferencia de un cierre suave en que el cierre suave requiere un número limitado de pasos de cierre; y debido a esos pasos de cierre, el cierre suave generalmente solo se usa a fin de mes. Dado que un cierre virtual está esencialmente automatizado, no hay pasos de cierre, lo que le permite ejecutar estados financieros para cualquier período de tiempo; por lo tanto, son posibles los estados financieros diarios.

El gasto y el esfuerzo a largo plazo que se requieren para crear un cierre virtual no son una buena inversión en industrias de crecimiento más lento donde hay poca competencia nueva y los ciclos de productos son largos. Sin embargo, este costo puede valer la pena en la situación inversa, donde el entorno empresarial está cambiando con gran rapidez y la dirección puede utilizar los estados financieros diarios para realizar correcciones de curso continuas en la dirección general del negocio. Sin embargo, incluso en el último caso, un cierre virtual solo vale la pena si la administración realmente va a utilizar la información para tomar decisiones de manera oportuna; si ese no es el caso, entonces un proceso de cierre más tradicional puede ser una solución mejor y menos costosa.

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