Procedimientos de activos fijos

El procedimiento de reconocimiento de activos

Una de las áreas en las que un procedimiento puede resultar bastante útil es para el reconocimiento inicial de un activo fijo en el sistema contable, ya que se trata de una transacción relativamente complicada. El procedimiento para completar el proceso de reconocimiento de activos se describe a continuación:

  1. Determine la unidad base . Determine la unidad base del activo. Esta determinación se basa en una serie de factores, como si las vidas útiles de varios componentes del activo son significativamente diferentes, a qué nivel prefiere rastrear físicamente el activo y la rentabilidad de rastrear los activos en varios niveles de detalle. .
  2. Compilar el costo . Compile el costo total de la unidad base. Este es cualquier costo incurrido para adquirir la unidad base y llevarla al estado y lugar previstos para su uso. Estas actividades pueden incluir la construcción de la unidad base, costos de compra y actividades administrativas y técnicas relacionadas.
  3. Coincidir con el límite de capitalización . Determine si el costo total de la unidad base excede el límite de capitalización corporativa. Si no es así, cargue el gasto a gastos según se incurra. De lo contrario, continúe con el siguiente paso.
  4. Asignar a clase de activo . Asigne la unidad base a la clase de activo más adecuada para la que existe una categoría de libro mayor (como muebles y accesorios, equipo de oficina o vehículos).
  5. Crea una entrada de diario . Cree un asiento de diario que débito a la cuenta de activos para la clase de activos adecuada y acredite la cuenta de gastos en la que se almacenó originalmente el costo de la unidad base.

El procedimiento de creación de registros de activos fijos

Los tipos exactos de información registrada para un activo fijo variarán según la empresa, lo que significa que es posible que sea necesario ajustar el siguiente procedimiento. El siguiente procedimiento de muestra está destinado al registro de un activo de fabricación.

  1. Crear registro . Cree un nuevo registro para el activo y asígnele el siguiente número de registro secuencial. Si se graba en un sistema informático, el software asignará el número de registro. De lo contrario, el contador de activos fijos lo hará.
  2. Escribe una descripción . Describe el activo en una oración. Si este activo es similar a otros activos de la empresa, utilice el mismo formato de descripción. De lo contrario, considere usar una descripción proporcionada por el fabricante.
  3. Ingrese el número de etiqueta . Indique el número en la etiqueta proporcionada por la empresa (si corresponde) adherida al equipo. Si no se utilizó ninguna etiqueta, ingrese "Sin etiqueta".
  4. Ingrese el número de serie . Ingrese el número de serie proporcionado por el fabricante en el equipo. Si no puede encontrar el número de serie, comuníquese con el fabricante para averiguar dónde debe ubicarse. Si no hay un número de serie, ingrese "Sin número de serie".
  5. Anote la ubicación del activo . Anote la ubicación del activo. Siempre que sea posible, especifique la ubicación al menos por edificio y preferiblemente por habitación. Si está ubicado en el área de producción, especifique el centro de trabajo en el que se encuentra.
  6. Asignar responsabilidad . Indique el nombre o al menos el cargo de la persona que es responsable del activo.
  7. Registre la fecha de adquisición . Indique el mes y año en que el activo estuvo listo para su uso previsto y si realmente se utilizó en esa fecha.
  8. Ingrese el costo . Ingrese el costo capitalizado inicial total del activo. Esto debe coincidir con la cantidad registrada en el libro mayor o en el diario de activos fijos del activo. No utilice el monto que figura en la factura del proveedor, ya que es posible que se hayan agregado otros costos. Este paso asume que el software de activos fijos no tiene información directamente conectada a él desde el libro mayor o el diario de activos fijos.
  9. Asignar a clase de activo . Asigne el activo a una clase de activo comparando sus características con las clases de activos estándar utilizadas por la empresa. En caso de duda, revise los activos relacionados para determinar las clases a las que fueron asignados. Este es un paso importante, ya que las vidas útiles y los métodos de depreciación se asignan con frecuencia de forma automática, según la clase de activo.
  10. Ingrese la vida útil . Si el sistema no asigna automáticamente una vida útil en función de la clase de activo, indique la vida útil.
  11. Aprobar registro . Haga que el controlador revise y apruebe el archivo. Corrija cualquier problema observado por el revisor.
  12. Almacene el registro . Si la información se registra en un sistema completamente manual, almacénela por clase de activo y luego por número de registro en los archivos de registro de activos fijos.

El procedimiento de depreciación

Debe haber un procedimiento de depreciación detallado que especifique exactamente cómo categorizar cada activo fijo y cómo depreciarlo según la clase de activo a la que está asignado. El procedimiento básico es:

  1. Asigne una clase de activo . Haga coincidir el activo fijo con las descripciones de clases de activos estándar de la empresa. Si no está seguro de la clase correcta que debe usar, examine los activos ya asignados a las distintas clases o consulte con el controlador.
  2. Asignar factores de depreciación . Asignar al activo fijo la vida útil y el método de depreciación que estén estandarizados para la clase de activo de la que forma parte. Esto se asigna automáticamente en algunos sistemas informáticos, donde la asignación de una clase de activo asigna automáticamente una vida útil y un método de depreciación a un activo.
  3. Determine el valor de rescate . Consulte con el personal de compras o de ingeniería industrial para determinar si se espera que el activo tenga un valor de rescate al final de su vida útil. Si este valor de rescate excede la política de la compañía para valores de rescate mínimos, anótelo en el cálculo de depreciación.
  4. Cree un cálculo de depreciación . Cree el cálculo de la depreciación en función de la vida útil y la depreciación exigidas para la clase de activo utilizando el costo del activo menos cualquier valor de rescate. Esto se hace automáticamente para los activos ingresados ​​en un paquete de software de activos fijos, pero de lo contrario debe generarse manualmente.
  5. Imprimir informe de depreciación . Imprima el informe de depreciación, ordenado por clase de activo.
  6. Crea una entrada de diario . Cree el asiento de diario de depreciación mensual, utilizando la plantilla de depreciación estándar. La entrada estándar es registrar un débito por el gasto de depreciación (en total o por departamento) y registrar un crédito en la cuenta de depreciación acumulada para cada clase de activo. Esta información proviene de los totales del informe de depreciación.
  7. Ingrese la transacción . Registre la entrada de diario en el software de contabilidad.
  8. Materiales de respaldo de archivos . Adjunte el informe de depreciación al formulario de asientos de diario y archívelo en la carpeta de asientos de diario.

El procedimiento de transferencia entre departamentos

Si los activos fijos se cambian de forma rutinaria entre departamentos, debe haber un procedimiento que garantice que los registros relacionados se actualicen. Los pasos del procedimiento son:

  1. Complete un formulario que identifique qué activo se transfiere fuera de un departamento. Esto debe incluir el número de etiqueta de activo único y una descripción general del activo. El gerente de este departamento firma el formulario para reconocer que el activo se transferirá a otro lugar.
  2. El gerente del departamento que recibe el activo también firma el formulario, para acusar recibo.
  3. Envíe el formulario al contador de activos fijos, quien accede al registro de activos en el sistema de contabilidad y asigna el activo al departamento de recepción. El contador también traslada el cargo de depreciación relacionado al departamento de recepción.
  4. Envíe copias del formulario a ambos directores de departamento, para sus registros.

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