Diseño de sistemas contables
El diseño de sistemas contables
El sistema contable es esencialmente una base de datos de información sobre transacciones comerciales. El uso principal de una base de datos es como fuente de información, por lo que el sistema de contabilidad debe diseñarse de manera rentable para proporcionar la información necesaria. Los factores clave en el diseño del sistema contable son los siguientes:
Entrada simple o doble . Una empresa muy pequeña opera simplemente registrando los recibos y pagos de efectivo en su chequera. Esto se conoce como un sistema de entrada única y solo es adecuado cuando el propietario de una empresa no tiene interés en conocer la cantidad de activos y pasivos que posee una empresa. El sistema de entrada única es extremadamente simplista, pero puede ser adecuado. El sistema de doble entrada está diseñado para registrar no solo las ventas y los gastos, sino también los activos, los pasivos y el capital contable, por lo que proporciona mucha más información. El sistema de doble entrada requiere más habilidad para registrar transacciones y lo utilizan todas las organizaciones más grandes.
Efectivo o devengo . La base contable de efectivo solo registra las transacciones a medida que se recibe o gasta el efectivo, mientras que la base devengado registra las transacciones cuando deben reconocerse, independientemente de los cambios en el efectivo. La base devengado es necesaria para cumplir con cualquiera de los marcos contables, como los Principios contables generalmente aceptados o las Normas internacionales de información financiera. Si espera necesitar estados financieros auditados en el futuro, utilice la base contable de acumulación.
Estructura del código de cuenta . La estructura del código de cuenta es la designación numérica o alfanumérica que se le da a cada cuenta en la que se almacena información. Un código de cuenta extenso, como uno con siete o más dígitos, permite una gran cantidad de registros específicos. Sin embargo, también requiere más trabajo de mantenimiento y existe un mayor riesgo de que la información se codifique incorrectamente en las cuentas incorrectas. Por lo tanto, generalmente es mejor mantener al mínimo la complejidad (es decir, la longitud) de la estructura del código de cuenta. Las organizaciones más pequeñas pueden encontrar que tan solo una estructura de código de cuenta de tres dígitos es suficiente para registrar información, mientras que las entidades más grandes y de múltiples divisiones pueden requerir estructuras de código considerablemente más complejas.
Cuentas utilizadas . Debes decidir qué cuentas crear. Como mínimo (para un sistema de acumulación de doble entrada) necesitará cuentas de efectivo, cuentas por cobrar, inventario, activos fijos, cuentas por pagar, pasivos acumulados, capital, ingresos, costo de bienes vendidos y gastos administrativos. Sin embargo, incluso una empresa más pequeña necesita varias veces este número de cuentas para realizar un seguimiento adecuado de sus operaciones. En particular, es probable que sea necesario mantener una serie de cuentas de gastos diferentes para examinar más de cerca los gastos.
Representación divisional . Una empresa más grande puede adoptar un conjunto estándar de cuentas y replicarlas para cada una de sus subsidiarias. Esto también puede ser necesario para líneas de productos o instalaciones individuales. Este nivel de detalle detallado es especialmente común cuando una empresa opera un sistema de cálculo de costos basado en actividades.
Informes . La información almacenada en el sistema de contabilidad debe agregarse a un sistema de informes que se utilizan para presentar los resultados financieros y la posición de una empresa o para proporcionar informes más específicos de resultados financieros. Muchos de estos informes vienen empaquetados con paquetes de software de contabilidad, aunque una empresa puede tener necesidades especiales que requieran informes de diseño personalizado.
Procedimientos . Un sistema de contabilidad no está operativo hasta que exista un conjunto de procedimientos que muestren a los usuarios cómo se debe operar el sistema. Los más comunes de estos procedimientos generalmente se documentan con cierto detalle y se imparten a los empleados mediante sesiones formales de capacitación.
Controles . Se necesitan varios controles contables para garantizar que un sistema contable funcione de la manera prevista. Estos controles serán específicos de la empresa y pueden requerir la participación de los auditores de la empresa o de un consultor externo para garantizar que el conjunto de controles instalados sea apropiado para las operaciones del negocio.
Muchos de los problemas que acabamos de señalar son tan fundamentales que debe resolverlos correctamente desde el principio, o corre el riesgo de tener que reconstruir todo el sistema de contabilidad en una fecha posterior para adaptarse a los cambios necesarios. En particular, es mejor adoptar inmediatamente un sistema de contabilidad de partida doble y contabilidad de acumulación (o devengo).
