Indique la fecha de vencimiento en las facturas

Puede resultar bastante complejo para un cliente calcular la fecha de vencimiento de una factura. El cliente debe ubicar la fecha de la factura (que podría estar ubicada en uno de varios lugares en la factura), así como las condiciones de pago (que pueden no ubicarse junto a la fecha de la factura), y luego calcular la fecha de vencimiento basándose en estos dos elementos de información. Por lo tanto, si la fecha de la factura es el 15 de abril y los términos de pago son 30 netos, entonces la fecha de vencimiento para ingresar en el software de cuentas por pagar es el 15 de mayo. En resumen, si el cliente no examina cuidadosamente la factura, hay una buena posibilidad que se ingresará la fecha de vencimiento incorrecta, lo que afecta cuando se le paga a la empresa.

Para empeorar las cosas, la mayoría de los sistemas de cuentas por pagar establecen de forma predeterminada la fecha actual como fecha de la factura y la combinan con las condiciones de pago almacenadas en el archivo maestro del cliente para llegar a una fecha de vencimiento calculada. Dado que la fecha actual es siempre posterior a la fecha de la factura, esto significa que se pagará a la empresa con retraso.

La solución a este problema es indicar la fecha exacta en la que vence el pago en la factura, en letra grande y negrita, y en su propia casilla en un lugar destacado de la página. Si lo hace, es mucho menos probable que el cliente ignore la introducción de la fecha de vencimiento en el software de cuentas por pagar. Mejor aún, no incluya ninguna condición de pago en la factura, solo la fecha de vencimiento; Presentar menos información hace que sea más probable que el cliente localice la fecha de vencimiento en la factura.