Cómo preparar un balance de prueba
El primer paso en el proceso de creación de estados financieros es preparar un balance de prueba. Se prepara un balance de prueba al final de cada período de informe. Esto se hace con el fin de agregar información contable para su inclusión en los estados financieros. Para preparar un balance de prueba, siga estos pasos:
Cree una hoja de trabajo de ocho columnas, con encabezados de columna para el número de cuenta, el nombre de la cuenta, el total de débito y el total de crédito. Estos cubren las entradas iniciales en la hoja de cálculo. Agregaremos los títulos de columna restantes más adelante.
Para cada cuenta del libro mayor, resuma el saldo de la cuenta de modo que haya un solo saldo final de la cuenta que sea débito o crédito.
Comenzando con la primera cuenta en el libro mayor, transfiera a la hoja de cálculo del balance de prueba el número de cuenta y el nombre de la cuenta. Si el saldo final en la cuenta es un débito, ingrese este monto en la columna de débito para esa cuenta. si el saldo final es un crédito, ingrese esta cantidad en la columna de crédito para esa cuenta.
Sume los montos en la columna de débito y sume los montos en la columna de crédito. Los totales deben coincidir. De lo contrario, el saldo de la cuenta no se transfirió al saldo de prueba, se traspasó incorrectamente o el libro mayor es incorrecto. Solucione estos problemas antes de continuar.
Agregue títulos a la quinta y sexta columnas de la hoja de trabajo, que son para ajustar débitos y ajustar créditos. Utilice estas columnas para ingresar cualquier entrada de ajuste. Estos ajustes suelen ser para asientos devengados para diferir o acelerar el reconocimiento de gastos.
Agregue títulos a las columnas séptima y octava de la hoja de trabajo, que corresponden a los totales de débito final y los totales de crédito final. Las entradas en esta columna son los débitos y créditos originales, más o menos las entradas de ajuste.
Sume las cantidades en la columna de débito final y sume las cantidades en la columna de crédito final. Los totales deben coincidir. De lo contrario, el saldo de la cuenta ajustado no se transfirió correctamente. Solucione estos problemas antes de continuar.
El balance de prueba ya está listo para usarse en la preparación de estados financieros. Es muy posible que los estados financieros preliminares que se derivan de este balance de prueba requieran ajustes adicionales, en cuyo caso los cambios adicionales se realizan en las columnas de entrada de ajuste y se crean nuevos estados financieros.
No se necesita un balance de prueba en un sistema de contabilidad computarizado, ya que el software prepara automáticamente los estados financieros a partir de la información en el libro mayor; no hay un paso intermedio para preparar también un balance de prueba.
