Controles de cuentas por pagar
Los controles de cuentas por pagar se utilizan para mitigar el riesgo de pérdidas en la función de cuentas por pagar. Los controles de cuentas por pagar se agrupan en tres categorías generales, que son verificar la obligación de pago de la empresa, ingresar los datos de las cuentas a pagar en el sistema informático y pagar a los proveedores. Los controles son los siguientes:
Obligación de pagar controles
La verificación de la obligación de pago se puede lograr mediante uno de varios controles posibles. Son:
Aprobación de la factura . La persona en posición de autorizar el pago significa su aprobación de una factura de proveedor. Sin embargo, este es en realidad un control relativamente débil si el aprobador solo ve la factura del proveedor, ya que no hay forma de saber si se recibieron los bienes o servicios, o si los precios que se cobraron fueron los que la empresa acordó originalmente. El aprobador también puede querer saber a qué cuenta del libro mayor se le cobrará. En consecuencia, es mejor que el personal de cuentas por pagar primero prepare la factura del proveedor, autorice la orden de compra y reciba la documentación en un paquete, y luego selle la factura con un bloque de firma que incluya el número de cuenta a cobrar, y luego haga que el aprobador revisalo. Este enfoque brinda a los revisores un conjunto de información muy completo con el que trabajar.
Aprobación de la orden de compra . El departamento de compras emite una orden de compra por cada compra realizada. Al hacerlo, el personal de compras, en esencia, aprueba todos los gastos antes de que se hayan realizado, lo que puede evitar que se produzcan algunos gastos. Dado que este control implica una cantidad considerable de trabajo por parte del personal de compras, es probable que soliciten a los empleados que soliciten artículos en un formulario de solicitud de compra formal.
Completa una partida a tres bandas . El personal de cuentas por pagar compara la factura del proveedor con la orden de compra relacionada y el comprobante de recepción antes de autorizar el pago. Este enfoque reemplaza la necesidad de aprobación de facturas individuales, ya que la aprobación se basa en la orden de compra. También es mejor que aprobar solo en base a la orden de compra, ya que también verifica la recepción de la mercancía. Sin embargo, también es dolorosamente lento y puede romperse si falta documentación.
Búsqueda manual de pagos duplicados. Un sistema de cuentas por pagar computarizado realiza una búsqueda automática de números de factura duplicados. Este es un esfuerzo mucho más difícil en un sistema de contabilidad completamente manual. En este caso, el empleado de cuentas por pagar puede buscar en el archivo del proveedor y en el archivo de facturas impagas para ver si ya se pagó una factura que acaba de recibir de un proveedor. En muchas situaciones, el volumen de facturas de proveedores entrantes hace que esto sea tan difícil que el personal pagadero abandona cualquier intento de identificar facturas duplicadas y simplemente acepta que ocasionalmente pagará por dichos artículos.
Controles de entrada de datos
Hay varias formas de garantizar que todas las facturas de los proveedores se hayan ingresado en el sistema de cuentas por pagar, aunque estos controles tienen distintos grados de éxito. Los controles son:
Grabar después de la aprobación . Este control obliga al personal de cuentas por pagar a verificar la aprobación de cada factura antes de ingresarla al sistema.
Registre antes de la aprobación . Este control otorga mayor prioridad a los proveedores de pago que a la obtención de autorizaciones de pago, ya que cada factura recibida se registra en el sistema de cuentas por pagar de una vez. Este control funciona mejor cuando las órdenes de compra ya se han utilizado para autorizar una compra.
Adopte una pauta de numeración de facturas . Quizás el mayor problema en el área de la entrada de datos de las cuentas por pagar son los pagos duplicados. Esto no parece ser un problema, ya que la mayoría de las empresas utilizan software de contabilidad que detecta automáticamente las facturas duplicadas y evita los pagos duplicados. Sin embargo, puede haber inconsistencias en cómo se registran los números de factura. Por ejemplo, ¿registra el número de factura 0000078234 con los ceros iniciales o sin ellos? Si la misma factura se presenta al personal de cuentas por pagar dos veces, y se registra como 0000078234 una vez y 78234 la próxima vez, el sistema no las marcará como facturas duplicadas. El mismo problema surge con los guiones en un número de factura; un número de factura 1234-999 podría registrarse como 1234-999 o como 1234999.
Coincidir con el presupuesto en los estados financieros . Si la factura de un proveedor se cargó incorrectamente al departamento equivocado, es posible que un gerente de departamento al examinar los estados financieros detecte una disparidad entre el monto cobrado y el presupuesto, por lo que señalaría el problema al departamento de contabilidad.
Controles de pago
La mayor parte de los controles que se indican a continuación se refieren al pago mediante cheque, ya que sigue siendo la forma de pago predominante. Los controles son:
Impresión y firma de cheques divididos . Una persona debe preparar los cheques y otra persona debe firmarlos. Al hacerlo, hay una verificación cruzada de la emisión de efectivo.
Guarde todos los cheques en un lugar cerrado con llave . El stock de cheques sin usar siempre debe almacenarse en un lugar cerrado con llave. De lo contrario, los cheques pueden ser robados y llenados y cobrados de manera fraudulenta. Esto significa que cualquier placa de firma o sello también debe almacenarse en un lugar cerrado.
Realice un seguimiento de la secuencia de números de cheque utilizados . Mantenga un registro en el que se enumere el rango de números de verificación utilizados durante una ejecución de verificación. Esto es útil para determinar si puede faltar algún cheque en el almacenamiento. Este registro no debe guardarse con los cheques almacenados, ya que alguien podría robar el registro al mismo tiempo que roba los cheques.
Requiere la firma de cheques manual . Una empresa puede exigir que se firmen todos los cheques. En realidad, este es un control relativamente débil, ya que pocos firmantes de cheques investigan por qué se emiten los cheques y rara vez cuestionan las cantidades pagadas. Si una empresa opta por utilizar una placa de firma o un sello en su lugar, entonces es mucho más importante tener un sistema de órdenes de compra sólido; el personal de compras se convierte en los aprobadores de facto de las facturas al emitir órdenes de compra antes en el flujo del proceso de cuentas por pagar.
Requiere un firmante de cheque adicional . Si el monto de un cheque excede un cierto monto, solicite un segundo firmante del cheque. Este control supuestamente da a varias personas de alto nivel la oportunidad de dejar de realizar un pago. En realidad, es más probable que solo se introduzca un paso más en el proceso de pago sin fortalecer realmente el entorno de control.
