Cómo publicar en el libro mayor
La contabilización en el libro mayor implica registrar transacciones contables detalladas en el libro mayor. Implica agregar transacciones financieras desde donde se almacenan en libros de contabilidad especializados y transferir la información al libro de contabilidad general. Inicialmente, las transacciones que se completan en volumen generalmente se registran en un libro mayor especializado, como el libro mayor de ventas. Si lo hace, evita que el libro mayor esté inundado de detalles de miles de transacciones. La información en el libro mayor se agrega luego en un conjunto de estados financieros para cada período de informe.
La información en uno de los libros de contabilidad especializados se agrega a intervalos regulares, momento en el que se realiza una entrada de nivel de resumen y se registra en el libro mayor. En un entorno de contabilidad manual, la agregación puede ocurrir a intervalos fijos, como una vez al día o una vez al mes. Por ejemplo, si el libro mayor de origen fuera el libro mayor de ventas, la entrada de registro agregada podría incluir un débito en la cuenta de cuentas por cobrar y créditos en la cuenta de ventas y varias cuentas de pasivo de impuestos sobre las ventas. Al registrar esta entrada en el libro mayor, se puede hacer una anotación en el campo de descripción, indicando el rango de fechas al que se aplica la entrada. Esto es útil para proporcionar claridad adicional a un usuario del libro mayor que podría estar investigando ciertas transacciones.
En un entorno contable computarizado, la contabilización en el libro mayor puede pasar desapercibida. El software simplemente lo hace a intervalos regulares, o le pregunta si desea publicar, y luego maneja automáticamente la publicación del libro mayor subyacente. Es posible que ninguna transacción de contabilización aparezca en los informes generados por el sistema.
La contabilización en el libro mayor no se produce para las transacciones de menor volumen, que ya están registradas en el libro mayor. Por ejemplo, las compras de activos fijos pueden ser tan poco frecuentes que no hay necesidad de un libro mayor especializado para almacenar estas transacciones, por lo que se registran directamente en el libro mayor general.
Si alguien desea investigar una transacción detallada, generalmente comienza con uno de los estados financieros, profundiza en la cuenta relevante en el libro mayor y luego hace referencia al libro mayor especializado que contiene información detallada sobre la transacción en cuestión.
