Procedimiento de nómina
El procesamiento de la nómina puede producir errores en varios lugares, lo que requiere un flujo de proceso detallado que también incorpora varios controles. Este procedimiento se puede utilizar para garantizar que la nómina se gestione de forma coherente y repetitiva. El flujo real del proceso puede variar un poco de los pasos que se indican a continuación, ya que puede haber diferencias relacionadas con el uso de soluciones de procesamiento de nómina manuales, computarizadas o subcontratadas. La versión más probable del procedimiento, incluidas las responsabilidades y los controles básicos, es la siguiente:
Actualice el archivo maestro de empleados . El empleado de nómina recibe una notificación de los cambios en la información del empleado que afectan el procesamiento de la nómina, como exenciones de retención y cambios en la tasa de pago. Actualice el archivo maestro de empleados en el software de nómina con estos cambios.
Establecer período de pago . Verifique que el módulo de nómina esté configurado para el período de pago correcto.
Ingrese el tiempo trabajado . Ingrese la cantidad de horas regulares y horas extras trabajadas por cada empleado en el sistema de nómina. Si la empresa calcula la nómina manualmente, este paso y el siguiente no son necesarios. Si la empresa usa relojes de tiempo computarizados para recopilar su información de cronometraje, entonces la información puede ser transferida directamente al software de nómina.
Ingrese pagos manuales . Ingrese los montos de los cheques de pago manuales que aún no se hayan registrado en el sistema de nómina. Estos pueden ser ajustes salariales de períodos anteriores o pagos relacionados con la contratación inicial o el despido de empleados.
Calcule el pago por terminación . Calcule manualmente la cantidad pagadera a cualquier empleado que haya dejado la empresa, incluido el tiempo de vacaciones no utilizado y la indemnización por despido. Por lo general, esto solo involucra a aquellos empleados que han dejado la empresa voluntariamente, ya que los despidos forzosos requieren pagos casi inmediatos que generalmente quedan fuera del período normal de procesamiento de la nómina.
Modificar las deducciones . Ingrese cualquier cambio en las deducciones estándar de la paga de los empleados, como por ejemplo, seguros médicos, embargos y contribuciones caritativas.
Calcule el pago . Haga que el software procese todos los cálculos de pago del período. Si la empresa calcula el pago manualmente, utilice las tablas de impuestos proporcionadas por los gobiernos federal y estatal para determinar la cantidad adecuada de retenciones de impuestos.
Revise los informes . Si los cálculos de nómina se subcontratan o utilizan software de nómina, imprima los siguientes informes y revise las transacciones subyacentes en busca de errores. Procese la nómina nuevamente hasta que se corrijan estos problemas.
Informe de deducciones negativas (puede indicar un error de entrada de datos o fraude)
Informe de impuestos negativos (puede indicar un error de entrada de datos o fraude)
Registro de nómina preliminar (el documento clave que se utiliza para localizar errores)
Lista ordenada de salarios pagados (enfóquese en montos salariales excesivamente altos o bajos para detectar horas trabajadas o tasas salariales potencialmente inexactas)
Línea de tendencia de los gastos de nómina por departamento (puede indicar que los salarios se cargan al departamento equivocado)
Emitir pagos . Una vez que el análisis de los informes no indique más errores, procese los pagos a los empleados.
Informes de gestión de incidencias (opcional) . Emitir informes de nómina a la gerencia que estén relacionados con la nómina recién completada. Ejemplos de tales informes son una línea de tendencia de horas extra por empleado y una línea de tendencia de gastos de compensación por departamento.
Haga una copia de seguridad de los datos . Una vez que se haya completado la nómina, haga una copia de seguridad de los datos relacionados. Si se subcontrata el procesamiento de nóminas, el proveedor se encarga de ello. Si se utiliza software interno, archive los datos. Si se utiliza un sistema manual, guarde el registro de nómina en un lugar cerrado.
Bloquea el período . Bloquee el período de pago en el módulo de nómina para el período que acaba de completar, para evitar cambios no autorizados. Esto es esencialmente lo mismo que el Paso 2; al bloquear el período de pago, avanzamos al siguiente período de pago.
Impuestos de depósito . Deposite los impuestos sobre la nómina y verifique su transmisión al gobierno. Si la empresa ha subcontratado su procesamiento de nómina, este paso lo maneja el proveedor.
Almacene tarjetas de tiempo . Presente las tarjetas de tiempo cerca del departamento de nómina. Es muy posible que los empleados cuestionen su salario, en cuyo caso las tarjetas de tiempo más recientes deben ser fácilmente accesibles para su revisión. Después de uno o dos meses, las tarjetas de tiempo se pueden cambiar al almacenamiento a más largo plazo.
Investigar errores . Si hay problemas de procesamiento de nómina, ¡tenga la seguridad de que los empleados los encontrarán! Investigue todos los errores de transacción encontrados e inicie cambios para mitigar su ocurrencia continua. Esto puede implicar la alteración de procedimientos o la imposición de nuevos controles.
