Definición de cuenta de gastos
El concepto de cuenta de gastos tiene dos significados diferentes. Uno implica gastos de viaje y entretenimiento, y el otro es un concepto más general que identifica un tipo de cuenta. Ambas definiciones se indican a continuación.
La cuenta de gastos de T&E
Una cuenta de gastos se refiere a los fondos pagados a un empleado, que luego se utilizan para gastos de viaje y entretenimiento. Los fondos de la cuenta de gastos pueden pagarse antes del momento en que realmente se gasten en los negocios de la empresa, en cuyo caso los fondos se denominan anticipos. Alternativamente, los fondos se pueden pagar en respuesta a la presentación de un informe de gastos por parte de un empleado, en cuyo caso los fondos se denominan reembolso. Un anticipo se registra inicialmente como un activo corriente, mientras que un reembolso se registra inmediatamente como un gasto cuando se incurre en ellos. Cuando un empleado presenta evidencia de cómo se utilizó un anticipo, el activo corriente se reconoce como un gasto.
La cantidad de pagos en efectivo asociados con una cuenta de gastos tiende a ser mayor cuando se vincula a un empleado que opera independientemente de las operaciones internas de una empresa, del cual el mejor ejemplo es un vendedor. Estas personas necesitan fondos suficientes para viajar más de lo habitual para otros empleados.
Se puede abusar del concepto de cuenta de gastos, ya sea gastando más fondos de los que requeriría una persona prudente o recibiendo anticipos y no usando el efectivo en nombre de la empresa. En consecuencia, muchas empresas imponen controles estrictos sobre el uso de las cuentas de gastos, incluido el uso de informes de gastos, políticas de viajes, auditorías de los pagos realizados y revisiones continuas del saldo pendiente en la cuenta de anticipos de activos.
El tipo de cuenta de gastos
La mayor parte de todas las cuentas utilizadas en el libro mayor son cuentas de gastos. Este es un tipo de cuenta temporal en la que se almacenan todos los gastos incurridos por una entidad durante un período contable. Por lo tanto, puede haber cuentas de gastos para comisiones bancarias, el costo de los bienes vendidos, los servicios públicos, etc. Estas cuentas se consideran temporales, ya que se ponen a cero al final del año fiscal, para dejar espacio para el registro de un nuevo conjunto de gastos en el próximo año fiscal.
