Cómo registrar un pago con tarjeta de crédito

El registro de un pago con tarjeta de crédito implica la entrada detallada de información de un extracto de tarjeta de crédito en el sistema de contabilidad de una empresa. Cuando un procesador de tarjetas de crédito envía un extracto de tarjeta de crédito a una empresa, a la empresa se le presenta esencialmente una gran factura que incluye muchas partidas para una amplia gama de compras. Debido a que el contenido del estado de cuenta puede ser tan variado, es difícil asignar un único código de cargo predeterminado a la cuenta (como se hace con la mayoría de los otros proveedores, que tienden a estar asociados con una pequeña variedad de compras). En cambio, el personal de entrada de datos de cuentas por pagar debe trabajar en cada uno de estos estados y asignar manualmente códigos de cargo a cada artículo de línea, según el tipo de gasto.Una alternativa es enviar estos estados de cuenta a los usuarios de la tarjeta y hacer que completen la información requerida, aunque este enfoque tiende a retrasar el procesamiento de los pagos.

El personal de cuentas por pagar puede recibir una lista estándar de cuentas a las que se asignan los elementos cargados, ya que hay bastante regularidad en los tipos de elementos comprados con una tarjeta de crédito. Ejemplos de artículos que se compran comúnmente son:

  • Viajes y entretenimiento

  • Material de oficina

  • Costo de los bienes vendidos

  • Suscripciones

La compensación de la entrada de gastos para cualquiera de los elementos anteriores es la cuenta de cuentas por pagar.

Una vez registrado en el sistema de cuentas por pagar, finalmente se realiza un pago con cheque por el monto indicado en el extracto de la tarjeta de crédito (más o menos cualquier ajuste), donde hay un débito en la cuenta de cuentas por pagar y un crédito en la cuenta de efectivo. Luego, el aviso de pago se elimina del estado de cuenta, se adjunta al cheque y se envía por correo al procesador de la tarjeta de crédito. Luego, el personal de cuentas por pagar adjunta una copia del cheque a la parte restante del estado de cuenta de la tarjeta y la archiva por mes.

El proceso de contabilidad de la tarjeta de crédito que se indica aquí debe repetirse exactamente cada mes. De lo contrario, incluso un solo extracto de tarjeta puede contener un gasto tan grande que el procesamiento incorrecto podría afectar notablemente los resultados financieros de una organización.

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