Finanzas
Procedimiento de facturación
El siguiente procedimiento de facturación aborda tres tareas en el proceso de facturación, que implican recopilar la información necesaria para construir una factura, crear facturas y emitirlas a los clientes.
Revisar la información de facturación (encargado de facturación)
- Acceda al registro de envío diario en el sistema informático.
- Escanee los detalles de cada envío para asegurarse de que esté listo para la facturación. Si es así, marque los registros como transacciones facturables.
- Acceda al módulo de facturación y acceda a la pantalla de vista previa de cada posible factura a imprimir.
- Verifique que todos los precios hayan sido aprobados por el personal de entrada de pedidos. De lo contrario, compare los precios listados con la lista de precios corporativa oficial y obtenga la aprobación para cualquier variación de esta lista.
- Agregue un cargo de flete, a menos que el pedido esté marcado como prepago o para ser recogido por el cliente.
- Verifique que el código del impuesto sobre las ventas del cliente sea correcto y ajústelo si es necesario.
Imprimir lote de facturas (encargado de facturación)
- Seleccione la opción en el software de facturación para imprimir todas las facturas marcadas.
- Coloque el formulario de factura de facturación oficial de la empresa en la impresora.
- Realice una impresión de prueba para asegurarse de que los formularios de facturación estén colocados correctamente en la impresora.
- Imprima todo el lote de facturas y verifique que se imprimieron correctamente.
Preparar y enviar facturas ( encargado de facturación)
- Si las facturas están en varias copias, divida las copias y conserve las copias designadas.
- Introduzca la versión de la factura designada para los clientes en sobres.
- Selle "Corrección de dirección solicitada" en los sobres de facturación.
- Entregue los sobres de facturación a la sala de correo para enviarlos por correo.
Archivar copias de facturas (encargado de facturación)
- Presente las copias de la factura retenida según sea necesario, ya sea por número de factura o por nombre de cliente.
