Toma de inventario
El inventario es el recuento del inventario disponible. Esto significa identificar cada artículo disponible, contarlo y resumir estas cantidades por artículo. También puede haber un paso de verificación, donde los resultados del recuento se comparan con los recuentos de unidades de inventario en el sistema informático de una empresa. El inventario es un requisito común de un sistema de inventario periódico y también puede ser necesario como parte de la auditoría anual de una empresa. En resumen, el inventario da como resultado un documento de nivel de resumen que contiene una lista de las cantidades disponibles para cada artículo de inventario en un momento específico. Los pasos del procedimiento necesarios para hacerlo son:
Seleccione y capacite a los equipos de conteo con respecto a cómo realizar los conteos y complete la documentación asociada.
Establezca una hora límite, después de la cual no se permite más inventario en el área de recepción en el almacén y no se envían artículos. Es útil si no hay actividad de producción, recepción o envío el día del recuento.
Asigne áreas de responsabilidad de conteo en el almacén a cada equipo de conteo.
Distribuya una secuencia prenumerada de etiquetas de conteo a cada equipo y registre los rangos de números distribuidos.
En cada equipo de conteo, una persona identifica y cuenta el inventario mientras que otra persona llena la etiqueta de conteo. La etiqueta original está pegada al inventario y el equipo conserva una copia de seguridad.
Cuando cada equipo termina de contar, entregan las etiquetas de conteo. El administrador de etiquetas de conteo verifica si falta alguna etiqueta, lo que puede requerir una búsqueda adicional para encontrar las etiquetas. Por lo general, todavía están adheridos a las etiquetas que se pegaron al inventario.
El empleado de etiquetas de recuento resume las etiquetas de recuento en una hoja de cálculo, que se utiliza para crear totales de resumen para cada artículo del inventario. Una alternativa es ingresar la información en una base de datos, que hace un mejor trabajo agregando totales de resumen.
El contador de costos compara la información resultante con los saldos unitarios mantenidos en el sistema de inventario perpetuo de la compañía (asumiendo que tiene uno). Si hay grandes variaciones de la base de datos existente, un equipo de conteo regresa al almacén para verificar los conteos originales.
Este es un proceso que requiere mucha mano de obra y puede requerir una cantidad significativa de tiempo de inactividad dentro del almacén, por lo que las empresas generalmente tratan de evitar el inventario en la mayor medida posible.
Una forma más frecuente de inventario se llama recuento cíclico, que se completa todos los días. Si una empresa utiliza el recuento cíclico, el personal del almacén cuenta el inventario en una pequeña parte del almacén y compara su información de recuento con los registros del sistema informático. Si hay errores, el personal del almacén los corrige y también investiga las razones subyacentes por las que ocurrieron. Un programa de recuento cíclico activo al menos mejorará el nivel de precisión de los registros de inventario e incluso puede hacer que sea innecesario realizar un recuento de inventario físico a fin de mes.
