Análisis de cuentas por cobrar
Resumen de cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar son los montos adeudados a una empresa por sus clientes y se componen de una cantidad potencialmente grande de montos facturados. Las cuentas por cobrar constituyen la fuente principal de flujo de efectivo entrante para la mayoría de las empresas, por lo que debe analizar estas facturas en conjunto para determinar la salud de los flujos de efectivo subyacentes. A continuación se indican varias técnicas de análisis de cuentas por cobrar.
Análisis de cuentas por cobrar
Uno de los métodos más fáciles para analizar el estado de las cuentas por cobrar de una empresa es imprimir un informe de antigüedad de las cuentas por cobrar, que es un informe estándar en cualquier paquete de software de contabilidad. Este informe divide la antigüedad de las cuentas por cobrar en varios grupos, que a veces puede modificar dentro del software de contabilidad para que coincida con sus términos de facturación. Los intervalos de tiempo más comunes son de 0 a 30 días, 31 a 60 días, 61 a 90 días y más de 90 días. Las facturas que caen en los intervalos de tiempo que representan períodos superiores a 30 días son motivo de una creciente sensación de alarma, especialmente si caen en el intervalo de tiempo más antiguo. Hay varios problemas que debe tener en cuenta cuando analiza en función de un informe de antigüedad, que son:
Condiciones de crédito individual . La gerencia puede haber autorizado términos de crédito inusualmente largos a clientes específicos, o quizás solo para facturas particulares. Si es así, estos elementos pueden parecer muy atrasados en el pago cuando, de hecho, aún no se deben pagar.
Distancia desde la fecha de facturación . En muchas empresas, la mayoría de las facturas se facturan al final del mes. Si ejecuta el informe de antigüedad unos días más tarde, es probable que aún muestre las cuentas por cobrar pendientes de hace un mes cuyo pago está a punto de llegar, así como el monto total de todas las cuentas por cobrar que se acaba de facturar. En total, parece que las cuentas por cobrar están en mal estado. Sin embargo, si tuviera que ejecutar el informe justo antes de las actividades de facturación de fin de mes, habría muchas menos cuentas por cobrar en el informe y podría parecer que hay muy poco efectivo proveniente de cuentas por cobrar no cobradas.
Tamaño del intervalo de tiempo . Debe hacer coincidir aproximadamente la duración de los intervalos de tiempo en el informe con los términos de crédito de la empresa. Por ejemplo, si los términos de crédito son solo diez días y el primer segmento es de 30 días, casi todas las facturas parecerán estar vigentes.
Créditos no aplicados . Es posible que haya créditos sin aplicar en el informe. Si es así, limpie el informe investigando a qué facturas deberían haberse aplicado. Hacerlo puede reducir la cantidad de cuentas por cobrar vencidas que se enumeran en el informe.
Otra herramienta de análisis de cuentas por cobrar es la línea de tendencia. Puede trazar el saldo de las cuentas por cobrar pendientes al final de cada mes durante el año pasado y usarlo para predecir la cantidad de cuentas por cobrar que deberían estar pendientes en el futuro cercano. Esta es una herramienta particularmente valiosa cuando las ventas son estacionales, ya que puede aplicar la variabilidad estacional a las estimaciones de los niveles de ventas futuros.
El análisis de tendencias también es útil para comparar el porcentaje de deudas incobrables con las ventas durante un período de tiempo. Si hay una fuerte tendencia recurrente en este porcentaje, es posible que la gerencia desee tomar medidas. Por ejemplo, si el porcentaje de deudas incobrables está aumentando, es posible que la gerencia desee autorizar condiciones crediticias más estrictas a los clientes. Por el contrario, si el porcentaje de deudas incobrables es extremadamente bajo, la dirección puede optar por relajar el crédito para ampliar las ventas a clientes algo más riesgosos. Esta es una herramienta particularmente útil cuando ejecuta el análisis del porcentaje de deudas incobrables para clientes individuales, ya que puede resaltar problemas que pueden indicar la inminente quiebra de un cliente.
Hay varios problemas que debe tener en cuenta cuando utiliza el análisis de líneas de tendencia, que son:
Cambio de política crediticia . Si la gerencia ha autorizado un cambio en la política crediticia, esto puede conducir a cambios repentinos en las cuentas por cobrar o en los niveles de deudas incobrables.
Cambio de productos o líneas de negocio . Si una empresa agrega o elimina de su combinación de productos o líneas de negocios, esto puede causar cambios profundos en la tendencia de las cuentas por cobrar.
Cambio en las condiciones comerciales . Si la economía está en declive, puede haber una tendencia creciente de deudas incobrables muy por encima del promedio histórico.
Un tercer tipo de análisis de cuentas por cobrar es el análisis de razones. El índice más comúnmente utilizado es el período de cobro de cuentas por cobrar, que revela la cantidad de días que una factura de cliente promedio permanece pendiente antes de ser pagada. La formula es:
Cuentas por cobrar promedio ÷ (ventas anuales ÷ 365 días)
Por ejemplo, si generalmente hay $ 500,000 de cuentas por cobrar pendientes en cualquier momento y las ventas anuales son de $ 3.65 millones, entonces el período de cobro de cuentas por cobrar se calcula como:
$ 500,000 Cuentas por cobrar ÷ ($ 3,650,000 Ventas anuales ÷ 365 días)
= Periodo de recogida de 50 días
En el ejemplo, no podemos decir si un período de cobro de 50 días es bueno o malo, ya que no conocemos la duración de los términos del crédito.
En resumen, la mejor manera de analizar las cuentas por cobrar es utilizar las tres técnicas que se indican aquí. Puede utilizar el período de cobro de cuentas por cobrar para tener una idea general de la capacidad de una empresa para cobrar sus cuentas por cobrar, agregar un análisis del informe de antigüedad para determinar exactamente qué facturas están causando problemas de cobranza y luego agregar un análisis de tendencias para ver si estos problemas han ido cambiando con el tiempo.
Otros tipos de análisis
Un análisis interesante relacionado con las cuentas por cobrar es una línea de tendencia de la proporción de las ventas de los clientes que se pagan en el momento de la venta, señalando el tipo de pago utilizado. Los cambios en los procedimientos y políticas de venta de una empresa pueden desplazar las ventas hacia los pagos por adelantado o alejarse de ellos, lo que, por lo tanto, tiene un impacto en la cantidad y las características de las cuentas por cobrar.
