Ciclo de gastos
El ciclo de gasto es el conjunto de actividades relacionadas con la adquisición y pago de bienes y servicios. Estas actividades incluyen la determinación de lo que se debe comprar, las actividades de compra, la recepción de bienes y los pagos a los proveedores. Gran parte de la entrada al ciclo de gastos proviene del ciclo de ventas, donde los requisitos de compra son impulsados por el volumen y tipo de pedidos de los clientes.
El ciclo de gastos se compone de varios componentes distintos, incluida la requisición de bienes y servicios, la selección de proveedores, el pedido de bienes y servicios, su recepción y el pago posterior por ellos. El ciclo completo de gastos contiene las siguientes actividades:
Determine qué bienes y servicios deben solicitarse. La mayoría de los productos a pedir son necesarios para el proceso de producción. Para ello, el sistema calcula los componentes que deben estar disponibles para la producción programada y resta las materias primas disponibles y no asignadas para llegar a las cantidades que deben adquirirse. Alternativamente, si los bienes o servicios son necesarios para una función administrativa o de venta, el usuario completa un formulario de solicitud que detalla sus requisitos y lo envía al departamento de compras.
Cuando se compran bienes para la producción en curso, el sistema presentará al personal de compras una orden de compra preliminar, utilizando el proveedor preferido indicado en el archivo maestro de inventario para cada artículo que se comprará. El personal de compras revisa y aprueba estos pedidos, que luego se envían electrónicamente directamente a los proveedores o se imprimen y envían por correo.
Cuando se solicitan bienes y servicios no estándar, el personal de compras investiga a los posibles proveedores, selecciona el mejor y les emite una orden de compra.
A medida que se reciben las mercancías, el departamento de recepción accede a las órdenes de compra abiertas en el sistema e ingresa las cantidades recibidas.
Cuando se reciben las facturas del proveedor, el personal de cuentas por pagar las registra en el sistema. Luego, el sistema compara estas facturas con las órdenes de compra autorizadas y la información de recepción para determinar si las facturas se pueden pagar. Puede haber una cantidad significativa de trabajo de conciliación manual en esta etapa. El resultado es un conjunto de facturas que se han aprobado para su pago.
El sistema programa los pagos a los proveedores según los términos de pago predeterminados con cada uno. Cuando llega una fecha de pago programada, el sistema procesa un lote de pagos, que serán en forma de transferencias electrónicas de fondos o cheques.
