Balance de prueba | Ejemplo | Formato
El balance de comprobación y su papel en el proceso contable
El balance de prueba es un informe que se ejecuta al final de un período contable, que enumera el saldo final en cada cuenta del libro mayor. El informe se utiliza principalmente para asegurar que el total de todos los débitos sea igual al total de todos los créditos, lo que significa que no hay asientos de diario desequilibrados en el sistema contable que harían imposible generar estados financieros precisos. Normalmente, los auditores solicitan el saldo de prueba de fin de año cuando comienzan una auditoría, para que puedan transferir los saldos de las cuentas del informe a su software de auditoría; pueden solicitar una versión electrónica, que pueden copiar más fácilmente en su software.
Incluso cuando los totales de débito y crédito indicados en el saldo de prueba sean iguales entre sí, no significa que no haya errores en las cuentas que figuran en el saldo de prueba. Por ejemplo, se podría haber ingresado un débito en la cuenta incorrecta, lo que significa que el total del débito es correcto, aunque el saldo de una cuenta subyacente es demasiado bajo y el saldo de otro es demasiado alto. Por ejemplo, un empleado de cuentas por pagar registra una factura de proveedor de $ 100 con un débito para gastos de suministros y un crédito de $ 100 en la cuenta de pasivo de cuentas por pagar. El débito debería haber sido a la cuenta de gastos de servicios públicos, pero el balance de prueba aún mostrará que la cantidad total de débitos es igual a la cantidad total de créditos.
El balance de prueba también se puede utilizar para compilar estados financieros manualmente, aunque con el uso predominante de sistemas contables computarizados que crean los estados automáticamente, el informe rara vez se usa para este propósito. En efecto, ya no es necesario utilizar el informe de balance de prueba en las operaciones contables.
Cuando el balance de prueba se imprime por primera vez, se denomina balance de prueba sin ajustar. Luego, cuando el equipo de contabilidad corrige los errores encontrados y realiza ajustes para que los estados financieros cumplan con un marco contable (como GAAP o IFRS), el informe se denomina balance de prueba ajustado. El saldo de prueba ajustado generalmente se imprime y almacena en el libro de fin de año, que luego se archiva. Finalmente, una vez que se ha cerrado el período, el informe se denomina balance de prueba posterior al cierre.
El balance de prueba es estrictamente un informe que se compila a partir de los registros contables. Sin embargo, dado que se pueden realizar ajustes de asientos como resultado de la revisión del informe, se podría decir que la contabilidad del balance de prueba abarca el proceso de ajuste que convierte un balance de prueba no ajustado en un balance de prueba ajustado.
Si hay subsidiarias en una organización que informan sus resultados a una empresa matriz, la matriz puede solicitar un balance de prueba final de cada subsidiaria, que utiliza para preparar resultados consolidados para toda la empresa.
El libro mayor es el informe preferido por los contadores internos, ya que también muestra las transacciones detalladas que componen el saldo final, o al menos apunta hacia el libro mayor auxiliar relevante que contiene esta información. Este nivel adicional de detalle revela la actividad en una cuenta durante un período contable, lo que facilita la realización de investigaciones y la detección de posibles errores.
Formato de balance de prueba
El informe de balance de prueba inicial contiene las siguientes columnas:
Número de cuenta
Nombre de la cuenta
Saldo deudor final (si lo hubiera)
Saldo acreedor final (si lo hubiera)
Cada artículo de línea solo contiene el saldo final de una cuenta. Todas las cuentas que tienen un saldo final se enumeran en el saldo de prueba; Por lo general, el software de contabilidad bloquea automáticamente todas las cuentas que tienen un saldo cero para que no aparezcan en el informe.
La versión ajustada de un saldo de prueba puede combinar las columnas de débito y crédito en una sola columna combinada y agregar columnas para mostrar entradas de ajuste y un saldo final revisado (como es el caso en el siguiente ejemplo).
Ejemplo de un balance de prueba
El siguiente ejemplo de saldo de prueba combina los totales de débito y crédito en la segunda columna, de modo que el saldo resumido del total es (y debería ser) cero. Las entradas de ajuste se agregan en la siguiente columna, lo que arroja un balance de prueba ajustado en la columna de la derecha.
ABC Internacional
Balance de prueba
31 de agosto de 20XX
